Back to top

10 tips voor een schitterend event

1) Denk na over je concept!
Wat is de doelstelling van je event? Wie wil je bereiken? Hoe past het event in je communicatiestrategie?  Dat zijn de vragen die je moet stellen als je het concept van het event definieert. En een concept is iets héél anders dan een thema. Dat volgt later. Een goed event is complementair aan jouw online en offline communicatie. Het voegt er de onmisbare human touch van het persoonlijk contact aan toe. 

2) Bepaal je budget!
Binnen welke budgettaire krijtlijnen ga je werken? Als ergens het adagium ‘the sky is the limit’ van toepassing is, is het wel in de special eventssector. Daarom bepaal eerst je budgettaire mogelijkheden vooraleer je begint te dromen.

3) Stel je eventteam samen!
Organiseren doe je niet alleen. Stel een geolied eventteam samen waarin alle verantwoordelijkheden goed afgelijnd zijn. En zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden geborgd zijn door management of directie. 

4) Kies je onderaannemers!
Ook hier moet je keuzes maken. Ga je voor een all-in special eventsorganisator of kies je ervoor om zelf de onderaannemers te coördineren. Dat kunnen er een heleboel zijn: de zaalverhuurder, de audiovisuele faciliteiten, gastsprekers, optredens, catering, parking, toegangscontrole, onthaal enz. Misschien toch maar voor een professional kiezen en hem/haar opnemen in je eventteam? 

5) Kies een inspirerende locatie!
Veel van uw gasten zijn het gewend om uitgenodigd te worden. En dus verwend …  Denk out-of-the-box en stel een shortlist van originele en passende locaties samen. Zorg ook voor een goed lastenboek zodat je nauwkeurig kan afpunten welke locatie het meest geschikt is voor jouw concept. Onmisbaar in je lastenboek: bereikbaarheid, parking, toegankelijkheid, moduleerbaarheid van de zalen, audiovisuele faciliteiten, cateringfaciliteiten enz. De originaliteit van de locatie laat zich natuurlijk niet in een lastenboek vatten. Maar misschien toch maar even checken of je directe concurrent er niet jaarlijks iets organiseert?

6) Maak een draaiboek!
Een goed event laat geen ruimte voor improvisatie. Maak een gedetailleerd draaiboek voor de drie fases van het event: de voorbereiding, het event zelf en de afbouw plus nazorg. Een extra tip: maak een apart leveranciersdraaiboek waarin alleen die zaken staan die voor de leveranciers relevant zijn.

7) Zorg voor een communicatieplan!
We zeiden het al onder de tip ‘concept’, een event moet een onderdeel zijn van je communicatiestrategie. Logisch toch dat je die communicatie zorgvuldig moet plannen. De teaser, de uitnodiging, de inschrijving, de online en offline promotie, de audiovisuele presentaties, de communicatieve follow-up van het event enz. Werk aan de winkel! En ook hier een extra tip: werk samen met een communicatiebureau. Zij kennen het klappen van de online en offline zwepen en zijn de beste garantie voor de ontwikkeling en implementatie van een creatief en kwaliteitsvol communicatieplan.

8) Kies de juiste cateringformule!
We benadrukken het woord ‘juiste’. De cateringformule moet aangepast zijn aan het concept van je event. Wil je de netwerking bevorderen, dan kies je niet voor een diner à table. Heb je een zwaar namiddagprogramma, dan kies je voor een lichte lunch en ben je héél matig met alcohol. De afrondende netwerkreceptie mag natuurlijk iets losser zijn. Kies wel steeds voor kwaliteit!

9) Zorg voor inspirerende sprekers!
Misschien vind je die in je eigen organisatie, maar het is best mogelijk dat je ze extern moet zoeken. Als je met externe sprekers werkt, zorg dan voor een heel goede briefing en vermijdt dat je gasten hetzelfde verhaal moeten horen dat ze elders al gehoord hebben. Zorg dat de sprekers passen in je concept en inspelen op je doelstellingen. Nog een extra tip: zorg ervoor dat je de gastsprekers al eens aan het werk zag en hoorde op een ander event.

10) Ontwikkel een event-app!
Een wat? Jawel, een event-app, een laatste gouden tip! Een handige tool om in twee richtingen te communiceren met je gasten. Zorg dat ze alle actuele info over het event op hun smartphone kunnen raadplegen: last minute programmawijzigingen, de timing, de zaalindeling, een beknopte bio van de sprekers, downloads van de presentaties, enz. Maar zorg er vooral ook voor dat ze met jou en onder elkaar kunnen interageren, afspreken, feedback geven enz. Generation Z zal je dankbaar zijn.

Pubmarket! organiseerde reeds special events voor Alcon, Bidfood, Bioterra, Flexfurn, Prik & Tik, Proximus, Stone & Style, Unilever Food Solutions, Unilin, Wijnegem Shopping Center e.a.

Wil je meer weten over special events? Download dan zeker onze whitepaper ‘Van special events naar experience marketing’.
 

Pubmarket! white paper over event marketing.

Van special events naar experience marketing

Wil je als eerste alle nieuwtjes over communicatiebureau Pubmarket! weten?

Goed idee. Wij sturen regelmatig een nieuwsbrief uit. Schrijf je hier in!

Lees ook volgende artikels

Blog artikel - When offline meets online...

De opmars van ‘digitaal’ is niet te stuiten. Een hot topic waar iedereen wel een mening of visie over heeft. Het heeft een grote invloed, maar hoe kan dit nu concreet werken voor je onderneming?